Benefitsmanagement en business case

De beslissing om door te gaan met een project of te stoppen is niet makkelijk. Het is vaak  onduidelijk hoe en op basis van welke criteria deze beslissing wordt genomen. Emoties en politiek spelen daarbij een grote rol. Is het project een ‘kindje’ van een van de beslissers dan verdwijnen meer objectieve criteria naar de achtergrond. Vaak wordt dan te lang vastgehouden aan een project dat geen toegevoegde waarde meer heeft. Dit staat bekend onder de naam escalation of commitment. Daarnaast kan een organisatie niet ieder project uitvoeren. Er zijn meestal onvoldoende tijd, geld en capaciteit beschikbaar. Om een goede keuze te maken zal een werkwijze moeten worden gevolgd om projecten zo objectief mogelijk te beoordelen op de  toegevoegde waarde.

Hiervoor wordt een business case opgesteld. Hierin komt naar voren of de voordelen (benefits) van een project opwegen tegen de kosten en risico’s, daarbij rekening houdend met het tijdstip waarop de voordelen ook daadwerkelijk optreden.

Organisatiedoel en projectbenefits

Wil je succesvol zijn dan heb je een doel nodig. Dit komt, omdat het menselijke brein een concreet doel nodig heeft om zich te kunnen focussen. Hetzelfde geldt voor organisaties. Hoe duidelijker de doelen zijn geformuleerd, hoe beter de focus.

De directie bepaalt de doelen van de organisatie op basis van een visie op de toekomst en de  ambities. Om het stellen van doelen gemakkelijker te maken worden in eerste instantie ER-doelen (woorden die eindigen op ER) bepaald. ER-doelen geven de richting aan van veranderingen, maar zijn te weinig specifiek om als focuspunt te dienen. Het gaat om beter, sterker, meer, minder, winstgevender, klantvriendelijker, milieuvriendelijker enzovoort. We moeten een doel concreet beschrijven om focus te hebben en het werkbaar te maken. Het doel wordt daarom SMART (Specifiek, Meetbaar, geAccepteerd, Realistisch en Tijdgebonden)  geformuleerd met behulp van kritieke prestatie-indicatoren (kpi’s). Dit zijn indicatoren die beslissend zijn voor een betreffende prestatie (ambitie). De directie/het management bepaalt met welke projectresultaten het doel wordt bereikt.