10. Geld (budget)

Het beheersaspect Geld heeft betrekking op het budget voor een projectfase (welk budget heeft de projectmanager om de actuele projectfase uit te voeren). Het beheersen van het budget begint bij het opstellen ervan. De projectmanager vraagt het budget aan voor de komende projectfase. De kosten worden veroorzaakt door bijvoorbeeld uren van medewerkers en inkopen bij derden. Het is belangrijk dat er geen kosten worden vergeten. Een tool dat hierbij helpt is de cost breakdown structuur (CBS).

Als het plan van aanpak wordt goedgekeurd, wordt ook de CBS goedgekeurd en kan de projectmanager over deze budgetten beschikken.

Budgetbeheersing

De manier van beheersen loopt van non-control tot maximaal control. Non-control houdt in dat het budget wordt vergeleken met de binnengekomen en goedgekeurde facturen. De bestelling zelf wordt niet vastgelegd in een verplichtingenadministratie, waardoor de budgetuitputting niet bekend is. Veel ervaring en strakke budgetbewaking zijn hier vereist. Om de financiën minimaal in de hand te houden, is vastlegging van de aangegane verplichtingen noodzakelijk. De projectmanager en de projectcontroller vergelijken het actuele budget met de goedgekeurde facturen en de nog openstaande verplichtingen. Het is dan op ieder moment mogelijk iets over de stand van zaken van het project te zeggen. Openstaande verplichtingen zijn reeds aangegane bestellingen waarvan de levering nog niet heeft plaatsgevonden. Realisatie van kosten heeft dan nog niet plaatsgevonden.

Een volgende stap is het toevoegen van prognoses voor het vervolg van het project, de estimate to complete (ETC). De ETC zijn de nog te maken kosten tot aan het einde van de projectfase. Samen met de goedgekeurde facturen en de nog openstaande verplichtingen levert dit de huidige prognose op voor de stand op het einde van het project, de forecast at completion (FAC). De FAC wordt vergeleken met het actuele budget. Het is ook mogelijk de openstaande verplichtingen alleen als informatie te gebruiken. Bij deze systematiek vormt de realisatie samen met de ETC de FAC.

De laatste stap is de toevoeging van de wijzigingen, de scope changes. Bij de eerste twee stappen is alleen sprake van projectadministratie. Door het toevoegen van de prognose is er sprake van projectcontrol.