Projectfasering en PDCA-cyclus

Projectfasering
Projectfasering is een essentieel onderdeel om een project te kunnen beheersen. Het indelen van een project in fasen heeft als voordeel dat het management/de klant na een afgesloten hoeveelheid werk de mogelijkheid krijgt om over het al dan niet verder gaan van het project te beslissen. Bovendien heeft iedere fase zijn eigen kenmerken, die ook hun weerslag hebben op de teamsamenstelling en de manier van leidinggeven. Mogelijke projectfasen zijn:

  • Analyse en marktverkenning
  • Haalbaarheidsstudie
  • Definitiefase
  • Ontwerpfase (globaal)
  • Detailontwerp, inkoop, realisatie
  • In gebruik name, opstart
  • Nazorg, onderhoud

PDCA-cyclus
De ‘plan-do-check-act’-cyclus (PDCA-cyclus) is een standaard bouwsteen bij het beheersen van de organisatie. De cyclus gaat over het opstellen van het projectplan, het analyseren van de gegevens, het maken van een forecast, en het uitvoeren van corrigerende acties. Het zijn de stappen die gedurende de uitvoering van iedere projectfase worden doorlopen. De cyclus begint met het plannen, plan (replan). Dit betekent een plan van aanpak maken om het projectresultaat te bereiken. De normen en toleranties per beheersaspect worden vastgesteld; deze normen zijn de referentiewaardes.

Vervolgens vindt de kick-off plaats met het team, waarmee de Do–stap start. Do betekent het uitvoeren van de projectfase. De kick-off is de eerste vergadering van de projectmanager met de projectmedewerkers. Vanaf dat moment gaat iedereen aan de slag tot het faseresultaat is bereikt. Ieder lid van het projectteam voert zijn taken uit, zoals die in het plan van aanpak zijn gedefinieerd.

Check houdt in dat de stand van zaken voor alle beheersaspecten van het project wordt bepaald. De voortgang en prognoses van het project worden gerapporteerd.

Met act wordt bedoeld dat de projectmanager corrigerende acties uitvoert als de check aangeeft dat het project niet volgens plan verloopt of als de opdrachtgever een wijziging van het plan wil (scope change).