8. Stakeholders & Communicatie

Stakeholdermanagement en control is belangrijk om een project succesvol te laten verlopen. Een stakeholder is in deze context een actor, iemand die iets van het project vindt en hierdoor mogelijk invloed heeft op het succesvol opleverenvan het project. Dus: iedereen die het project kan maken of breken. Dit kan een persoon, organisatie of belangengroep zijn.

Stakeholders zijn dus niet alleen de belanghebbenden. Ook personen of organisaties die nu weinig of geen belang hebben bij het project kunnen er iets van vinden en de gang van zaken rond het project beïnvloeden. Stakeholders zijn er zowel in de eigen organisatie (interne stakeholders) als buiten de organisatie (externe stakeholders). Het is de taak van de  projectmanager om het project zodanig te sturen dat het succesvol is. Hij moet dan ook oog hebben voor de omgeving en de spelers in en rond het project.

Projectcommunicatie

Voor een succesvol project is goede communicatie essentieel. Er zal gecommuniceerd moeten worden over:

  1. het project als proces en
  2. de in gebruik te nemen resultaten van het project.

Communicatie over het project is van belang om het in de organisatie bekend te maken en draagvlak en ondersteuning te krijgen. De manier waarop dat wordt aangepakt wordt vastgelegd in het communicatieplan.

Communicatieplan

Hoe moet er met de stakeholders worden gecommuniceerd? Hierbij worden de volgende stappen doorlopen:

  1. Met welke stakeholder communiceer je?
  2. Wat wil je precies met de boodschap bereiken, wat is het doel van de communicatie?
  3. Wat is de inhoud (van de communicatieactie)? Wat wil je zeggen/schrijven?
  4. Op welke wijze? massaal, groepsgewijs of persoonlijk?
  5. Welk communicatiemiddel of communicatiekanaal moet je gebruiken om de boodschap over te brengen (e-mail, nieuwsbrief, infosessie, folder, affiche, artikel, presentatie, persbericht, twitter, website…)?
  6. Van welke hulpmiddelen maak je gebruik (beamer, whiteboard, kleur/zwart-wit, plaatjes enzovoort)?
  7. Wie brengt de boodschap over (afzender) en wie is praktisch verantwoordelijk voor het uitvoeren van de communicatieactie?
  8. Op welk moment wordt de boodschap overgebracht (datum)?
  9. Hoeveel keer zal het zenden worden herhaald (periodiciteit: eenmalig, wekelijks, maandelijks, …)?
  10. Wat kost het (geld)? Deze kosten zijn dan onderdeel van het budget voor de betreffende projectfase, waarin de communicatieactie wordt voorbereid en plaatsvindt.