Structuur en organisatie
Iedere organisatie voert projecten uit. Niet iedere organisatie (organisatiestructuur) is echter even geschikt om in projecten te werken. Vaak is dit ook niet nodig. De organisaties die met projecten te maken hebben, liggen ergens op het continuüm tussen de lijn-/functionele organisatie die af en toe een project uitvoert, en de multiprojectenorganisatie die volledig op projecten is gefocust en projecten als core business heeft.
Er zijn verschillende typen organisaties. De te kiezen vorm en de structuur zijn afhankelijk van de aard, de omvang en het belang van de werkzaamheden die projectmatig worden aangepakt. Mogelijke organisatievormen zijn:
- lijn-/functionele organisatie met overlegstructuur
- lichte matrix
- standaard matrix
- zware matrix en zuivere projectenorganisatie
- project-based organisatie.
De organisatie van het project zelf
Het opzetten en beheersen van de organisatie van een project heeft te maken met de directe interne en externe relaties en de coördinatie rondom het project. Het gaat hierbij om de structuur (de OBS: organisation breakdown structure, het organogram), de formele communicatielijnen van het project, de relatie met de opdrachtgever, het projectsecrtariaat (de project office), het projectarchief, de (team)vergaderingen en de besluitvorming.
De projectmanager heeft de leiding over het project. Hij moet verantwoording afleggen aan de opdrachtgever over het projectresultaat. Deze stelt weer vast hoeveel middelen, tijd en geld voor het project beschikbaar worden gesteld. De opdrachtgever is het verbindingspunt tussen de vragende organisatie en het project.
Ook de functies binnen het projectteam worden expliciet vastgelegd. Het gaat om de projectmanager, de projectmedewerkers (onder andere de projectcontroller), de projectadministratie en het projectsecretariaat.
Iedere functie heeft weer zijn eigen verantwoordelijkheden, taken en competenties.